محضر:في 16-11-2015 ورشة البناء المؤسسي لأضف مع مروة شرف وكلاوديا
تم عقد ورشةعمل لفريق اضف بحضور مروة شرف و كلاوديا يوم الاحد 15 نوفمبر من الساعة الحادية عشر صباحا و حتي الخامسة مساءا 2015 و ذلك لاستكمال العمل علي البناء المؤسسي لأضف و الوصول الي هيكل تنظيمي مريح و فعال للمؤسسة متفق عليه من العاملين بالمؤسسة .
بدأت الورشة بمشاركة الحاضرين توقعاتهم عن اليوم و كانت التوقعات متشابهه بحد كبير : الوصول الي شطل نهائي للهيكل التنظيمي لاضف معبر عن كل العاملين و مقنع ليتم تفعيله بداية من 2016 مع الاخذ في العتبار ان امكانية التغيير دائما قائمة ، الخروج بتحديد النقاط و المهام الناقصة.
ثم بدأ الحاضرين بمشاركة احاسيسهم و مشاعرهم و قصصهم الملهمة و السعيدة التي مروا بها خلال فترة عملهم داخل أضف و من ثم بدأوا التفكير في القيم المستخلصة من كل قصة نجاح و كانت القيم متنوعة : الثقة ، الانفتاح ، التقدير ، الفاعلية في العمل ، تعلم الجديد و التطور ، الشفافية و الصراحة ، طاقة و حركة و لعب ، راحة و قبول ، التضامن و التعاضد ، التكامل كمجموعة ، دعم و مساندة ، ابدع و حلم ، التأثير في الحياة.
ثم شارك الحضور احلامهم لفريق العمل للسنة القدمة و تم تقسيم الاحلام الي عدة جهات :
اولا : بناء القدرات( بيئة تعلم ) و يندرج تحتها :اتاحة تجارب و معرفة أضف للمهتمين باستكشاف طرق بديلة ، تطور المهارات بشكل مستمر ، خطة بناء القدرات ، مواصلة الانجاز بناء علي ما نتعلمه من مشروعتنا الجارية
ثانيا : الاستمرارية و الاستدامة : و يضم تحقيق استدامة تكفل اطمئنانا لمواصلة القدرة علي الانجاز ، حقوق العاملين
ثالثا علاقات العمل : و هي ان تكون علاقات القوة داخل أضف أقل هرمية ، اتباع اسلوب المواجهه و الصراحة دون حرج او خوف بل بثقة و الابتعاد عن الاحاديث الجانبية ، مراعاة الاخرين ( أضف بدون شتائم )، فريق مشتبك متفاعل معا بشكل أعمق يلهم أفراده بعضهم البعض و بالتالي يلهمون الاخرين
رابعا بيئة عمل اكثر نظاما و ذلك بتفعيل نظظام المتابعة و التقييم بشكل ملموس يحقق العدالة و المساواة بين أعضاء أضف ، وجود شكل واضح للمهام و النظام مع تطبيقه و تفعيله ( محدش يرمي مهام ع الارض للتاني )
خامسا التأثير : و ذلك بوجود خطة استراتيجية تسويقية لأضف تساعدها ايضا علي الاستمرارية و الاستدامة ، وضع معايير لقيس هذا التأثير ، التكامل بين مشاريع أضف الخاصة بالتعليم و التعلم ، و تحقيق انتاجية ملموسةاكثر لكل المشاريع.
ثم بدأ الحاضرون بتحديد مواقعهم داخل أضف و المهام التي يقومون بها في الوقت الحالي و من ثم تم تحديد و الاتفاق علي بعض الوظائف الشاغرة و اللازمة في الوقت الحالي لأضف.
علي ان يتم التفكير خلال الفترة القادمة في ( ادوار العاملين و المسئوليات ، الرواتب ، reporting system ، Accountability ، integration open culture ، نظام اتخاذ القرارات ، الوظائف الشاغرة المطلوبة )
و انتهي اليوم لاسناد بعض المهام لاعضاء الفريق يجب الانتهاء منها بموعد اقصاه 30 نوفمبر 2015 و هي :
- توثيق نتائج الورشة
- كتابة الوصف الوظيفي الفعلي و تحديد نسبة الوقت المستغرق في كل مهمة
- تحديد القرارات التي يخذها كل فرد ، بشكل فردي او بشكل تشاركي مع الآخرين
- تحديد مواعيد لاجتماعات بين افراد العمل المشترك في كل مشروع / فريق و الوصول الي اتفاق
- تحرير الوصف الوظيفي للاتساق
- الاتفاق علي هيكل تنظيمي
- التفكير في المعايير لتقسيم هيكل المهايا
- مراجعة الاستراتيجية و خطة العمل
-ملحوظة : يرجي وضع الوصف الوظيفي لكل وظيفة علي google doc و ذلك لسهولة عملية تعديلها و تحريرها ، و ذلك في مواد اقصاه ٢٥ نوفمبر ٢٠١٥.