محضر:في 21-10-2019 اجتماع الفريق الإداري الأسبوعي

من ويكي أضِف
اذهب إلى: تصفح، ابحث

الحضور

  1. رنوة يحيى
  2. نهى الشوكي
  3. صبا سالم
  4. وسام لطفي
  5. عماد صالح
  6. لمياء سعيد

الهدف من الاجتماع

  1. تحديث الفريق بتطورات العمل في الأنشطة و البرامج و مناقشة الأمور المستجدة.
  2. مناقشة طرح موضوع التواصل مع الشركاءو تحديد شخص واحد للتواصل معهم.

مضمون الاجتماع

مستجدات معسكر الشباب 2019

  • إسلام شبانة عقد اجتماع مع فريق لورا لاختيار 3 من أفراد المجموعة للاجتماع و مناقشة سير العمل اثناء المعسكر و تدريب المدربين.
  • الاتفاق على تولي لورا مسئولية توثيق المنتجات النهائية التي سيتم انتاجها في المعسكر.
  • الاتفاق على شراء تذاكر سفر المشاركين اونلاين للحصول على اسعار مناسبة (في حدود ال500 دولار)
  • يجب إرسال إيميل لتأكيد سفر المشاركين و المواعيد النهائية قبل حجز التذاكر بشكل نهائي ( مسئولية لميس)
  • ضرورة تسكين المحتوى في جدول المعسكر قبل 1 نوفمبر 2019
  • تحديد أسماء المشاركين القادمين من خارج مصر الذين يمكن إحضار أجهزة و معدات تقنية لأضِف ( مسئولية رنوة)
  • إذا لم يتم الاتفاق والتأكيد على إحضار الأجهزة و المعدات مع المشاركين قبل 10 نوفمبر، فيجب عمل اوردر اونلاين بهذه الأجهزة و شحنها إلى مصر من خلال مواقع و تطبيقات شركات التوصيل الالكترونية، مثل شركة "ادفعلي" ( مسئولية عماد صالح)
  • اختيار مصطفى ليكون المسئول عن الجزء التقني و التحضير و التجهيز في معسكر الشباب (يساعده عماد صالح)و بالتالي يجب تحديد مهامه و مسئولياته بشكل واضح.
  • مراجعة الTOR الخاص بالمسئول التقني ( 21/ 10/ 2019)

مستجدات ورشة تصميم الألعاب

  • جاري العمل على تقفيل المحتوى و جدول الورشة من حسام شكرالله وعلي عزمي.
  • تم تصميم استمارة تقييم الورشة بمساعدة يارا و لميس قامت بعرضها على حسام شكرالله للإطلاع عليها و مراجعتها و ابدأء رأيه فيها لو محتاجة اي تعديل.
  • مناقشة حسام شكرلله معايير اختياره للمشاركين و نقطة مشاركة فريق أضِف في هذه الورشة. ( مسئولية رنوة)
  • اعادة التفكير في قرار سفر رأفت مع الفريق الإداري ام لا بعد اجتماع رنوة و حسام شكرالله.

مستجدات المدارس الصيفية

  • تم الانتهاء من عقل اجتماعات تقييم المدارس مع المساحات الشريكة: الوان وأوتار ، رواد التنمية و جمعية حماية البيئة.( عمرو و لميا سعيد)
  • جاري العمل على تقييمات المدربين ( لميا مجدي و صفارة و صبا)
  • اجتماع تقييم السنافر سيتم يوم الأربعاء 23 اكتوبر ( صبا و لميا و صفارة)
  • التحقيق في مشكلة عدم تطابق كشف حضور لميا و صفارة مع كلام المدربين و عمر جاد بعدم حضور لميا و صفارة معظم الجلسات.

المدارس الشتوية

  • تم الاتفاق على عقد المدارس الشتوية في رواد التنمية و حماية البيئة
  • اختيار جمعية اصدقاء زياد بهاء الدين (اسيوط) لعقد مدرسة شتوية (كتجربة أولي لجس النبض) بدل من عقد المدارس في دِكة.
  • تحديد اجتماع مع مدربين أضِف لمعرفة مواعيدهم المتاحة لتنفيذ المدارس الشتوية في يناير 2020. ( مسئولية صبا)
  • عمل مقترح عن المدارس الشتوية ليتم مشاركته مع المساحات الشريكة قبل تنفيذ المدارس لمعرفة أهدافه و محتواه و نتائجة المتوقعه. (مسئولية صبا)

الشركات جديدة والتواصل مع الشركاء الحاليين

  • تم الانتهاء من تحديث نموذج عقد الشراكة على الويكي و مراجعته من رنوة.
  • اختيار لمياء سعيد لتكون نقطة التواصل الرئيسية بين أضِف و المؤسسات الشريكة التي تقوم بتوصيل المؤسسات الشريكة إلى أعضاء الفريق حسب الأمر الذي تحتاج المؤسسة المساعده فيه من جانب أضِف.
  • التواصل مع المؤسستين الجدد في الصعيد (جمعية أصدقاء زياد بهاء الدين و ألوانات) لبدء ارسال نموذج العقد للإطلاع عليه و توقيعه ( مسئولية لميا سعيد)
  • ضرورة وضع خطة لتعميق العلاقة بين أضِف و الشركاء الحاليين و إنخراطهم اكثر في باقي أنشطة و برامج أضِف وليس فقط المدارس و المعسكرات. (تحديد اجتماع مع رنوة و صبا و نهى الشوكي و لميا سعيد لوضع التصور و خطة التنفيذ).
  • تم البدء في عمل قاعدة بيانات أولية بالمؤسسات و الجمعيات الأهلية التي تخدم مجتمع اللاجئين و غيرهم من العرب المقيم في مصر للتواصل معهم و تعريفهم بأنشطة و خدمات أضِف. ( مسئولية لمياء سعيد)

الفريق الإعلامي

  • تقرير معسكرات الفتية لم يتم تسليمه بعد.
  • أنشطة و مواصفات المكان الذي ستخصص لأضِلإ في مهرجان اولن و اوتار لم يتم مشاركته بعد مع لميا سعيد لإرساله إلى الوان و اوتار لتأكيد توفيره لنا.
  • نشر محتوى واعلانات على مواقع التواصل الاجتماعي و صباعة محتوى غير محرر و مراجع لغويا.
  • صعوبة في التواصل مع الفريق وعدم وضوح أدواره لباقي فريق أضِف.
  • لابد من تحرير عوضي و اعتماده لأي محتوى قبل نشره او طباعته.
  • عقد اجتماع مع الفريق الاعلامي لمعرفة تطورات العمل لديهم ( رنوة)