منسقة مساعدة وحدة الفتية

المهام التفصيلية

المهام الإدارية

• المساعدة في حضور وتوثيق الاجتماعات التحضيرية والتنفيذية والتقيمية للمشاريع المختلفة داخل الوحدة و مشاركتها مع الحضور.

• المساعدة في إعداد خطة عمل تنفيذية للأنشطة المخطط تنفيذها في الوحدة بالتنسيق مع المدير المباشر

• المساعدة في المتابعة المستمرة مع فريق العمل و الشركاء للتأكد من تنفيذ المهام المكلفين بها في هذه الاجتماعات و تحديث المدير المباشر مستجدات وتطورات العمل.

• المساعدة في كتابة الإيميلات و الدعوات للإعلان عن أنشطة الوحدة متضمنة كافة المعلومات والتفاصيل عن الأنشطة.

• المشاركة في إعداد ميزانيات التدريبات و الأنشطة المختلفة التي تنفذها الوحدة بالتعاون مع المدير المباشر والمدير المالي.

• المساعدة في التواصل مع المشاركين لتأكيد حضورهم في الأنشطة و سداد رسوم الاشتراك بالتنسيق مع الإدارة المالية.

• المساعدة في التواصل مع المدربين والميسرين لمتابعة عملية توثيق المحتوى و التأكد من جهوزية المحتوى واستلام قائمة الاحتياجات المطلوبة لتنفيذ أنشطة المشاريع المختلفة وأي معلومات اخرى مطلوبة من المدربين و مطوري المحتوى لتنفيذ الأنشطة.

• المشاركة في كتابة نصوص ومحتوى عن الأنشطة والفعاليات التي تنفذها الوحدة و مشاركتها مع وحدة الميديا والتنسيق معهم فيما يتعلق بالتصاميم الفنية و تصاريح التصوير و متابعة عملية النشر والترويج عن الأنشطة على صفحات المؤسسة على مواقع التواصل الاجتماعي بالتعاون مع مسؤول الإعلام والميديا.

• المشاركة والتعاون مع مسئول المتابعة و التقييم في عملية جمع كافة البيانات و المعلومات اللازمة لمتابعة و تقييم أنشطة وحدة الفتية.

• المساعدة في القيام بجميع المهام التنسيقية و اللوجيستية الخاصة بتنفيذ أنشطة الوحدة من (حجوزات سفر وإقامة للمشاركين انتقالات داخلية و استراحات قهوة و غذاء) بالتنسيق مع المسؤول اللوجستي و التأكد من الالتزام ببنود الميزانية المعتمدة.

• المساعدة في تجهيز عقود المدربين والاستشاريين القائمين على الأنشطة و التأكد من توقيعهم عليها و تسليمها للإدارة المالية.

• المساعدة في ترجمة بعض الملفات ( اللغة العربية / اللغة الانجليزية) عند طلب المساعدة.

المهام الميدانية

• المساعدة في حضور تنفيذ الأنشطة والتواجد الميداني بشكل مكثف ومرن ومتابعة سير العمل على الأرض وكتابة تقارير عنها (بعد كل مشروع) لأغراض التوثيق والمتابعة والتقييم.

• المساعدة في ملء كشوفات الحضور والغياب للمشاركين و المدربين يوميا خلال أيام النشاط.

• المساعدة في استقبال المشاركين وأولياء الأمور والرد على أسئلتهم وتقديم المساعدة لهم عند الحاجة.

• المساعدة في جمع بيانات التغذية الراجعة و التعليقات من المشاركين و الميسرين قبل و أثناء و بعد النشاط تحت إشراف و متابعة مسئول المتابعة و التقييم.

مهام عامة

• قراءة و الرد على الإيميلات الواردة المتعلقة بالعمل اليومي.

• الاشتراك في الاجتماعات والأنشطة العامة في اضف.

تفضيلات المؤسسة للمهارات والخبرات المطلوب توافرها في المتقدمات والمتقدمين للوظيفة :

• امتلاك المهارات التنظيمية وتقسيم المهام وإدارة الوقت.

• اجادة مهارات التواصل مع الشخصيات المختلفة.

• إجادة مهارات الكتابة باللغة العربية و الانجليزية.

• إجادة العمل على برامج الحاسوب ((word, excel, PowerPoint)

• قدرة على إعداد و إدارة ميزانية بالتعاون مع المدير المباشر والمدير المالي.

• المرونة و القدرة على عمل تحت ضغط.

• القدرة على العمل بشكل مستقل أو في فريق.