منسقة مساعدة وحدة الفتية

من ويكي أضِف
مراجعة 14:27، 15 مايو 2023 بواسطة فلكس (نقاش | مساهمات) (اضافة محتوى)
(فرق) → مراجعة أقدم | المراجعة الحالية (فرق) | مراجعة أحدث ← (فرق)
اذهب إلى التنقل اذهب إلى البحث

المهام التفصيلية

المهام الإدارية

  • المساعدة في حضور وتوثيق الاجتماعات التحضيرية والتنفيذية والتقيمية للمشاريع المختلفة داخل الوحدة و مشاركتها مع الحضور.
  • المساعدة في إعداد خطة عمل تنفيذية للأنشطة المخطط تنفيذها في الوحدة بالتنسيق مع المدير المباشر
  • المساعدة في المتابعة المستمرة مع فريق العمل و الشركاء للتأكد من تنفيذ المهام المكلفين بها في هذه الاجتماعات و تحديث المدير المباشر مستجدات وتطورات العمل.
  • المساعدة في كتابة الإيميلات و الدعوات للإعلان عن أنشطة الوحدة متضمنة كافة المعلومات والتفاصيل عن الأنشطة.
  • المشاركة في إعداد ميزانيات التدريبات و الأنشطة المختلفة التي تنفذها الوحدة بالتعاون مع المدير المباشر والمدير المالي.
  • المساعدة في التواصل مع المشاركين لتأكيد حضورهم في الأنشطة و سداد رسوم الاشتراك بالتنسيق مع الإدارة المالية.
  • المساعدة في التواصل مع المدربين والميسرين لمتابعة عملية توثيق المحتوى و التأكد من جهوزية المحتوى واستلام قائمة الاحتياجات المطلوبة لتنفيذ أنشطة المشاريع المختلفة وأي معلومات اخرى مطلوبة من المدربين و مطوري المحتوى لتنفيذ الأنشطة.
  • المشاركة في كتابة نصوص ومحتوى عن الأنشطة والفعاليات التي تنفذها الوحدة و مشاركتها مع وحدة الميديا والتنسيق معهم فيما يتعلق بالتصاميم الفنية و تصاريح التصوير و متابعة عملية النشر والترويج عن الأنشطة على صفحات المؤسسة على مواقع التواصل الاجتماعي بالتعاون مع مسؤول الإعلام والميديا.
  • المشاركة والتعاون مع مسئول المتابعة و التقييم في عملية جمع كافة البيانات و المعلومات اللازمة لمتابعة و تقييم أنشطة وحدة الفتية.
  • المساعدة في القيام بجميع المهام التنسيقية و اللوجيستية الخاصة بتنفيذ أنشطة الوحدة من (حجوزات سفر وإقامة للمشاركين انتقالات داخلية و استراحات قهوة و غذاء) بالتنسيق مع المسؤول اللوجستي و التأكد من الالتزام ببنود الميزانية المعتمدة.
  • المساعدة في تجهيز عقود المدربين والاستشاريين القائمين على الأنشطة و التأكد من توقيعهم عليها و تسليمها للإدارة المالية.
  • المساعدة في ترجمة بعض الملفات ( اللغة العربية / اللغة الانجليزية) عند طلب المساعدة.


المهام الميدانية

  • المساعدة في حضور تنفيذ الأنشطة والتواجد الميداني بشكل مكثف ومرن ومتابعة سير العمل على الأرض وكتابة تقارير عنها (بعد كل مشروع) لأغراض التوثيق والمتابعة والتقييم.
  • المساعدة في ملء كشوفات الحضور والغياب للمشاركين و المدربين يوميا خلال أيام النشاط.
  • المساعدة في استقبال المشاركين وأولياء الأمور والرد على أسئلتهم وتقديم المساعدة لهم عند الحاجة.
  • المساعدة في جمع بيانات التغذية الراجعة و التعليقات من المشاركين و الميسرين قبل و أثناء و بعد النشاط تحت إشراف و متابعة مسئول المتابعة و التقييم.

مهام عامة

  • قراءة و الرد على الإيميلات الواردة المتعلقة بالعمل اليومي.
  • الاشتراك في الاجتماعات والأنشطة العامة في اضف.


تفضيلات المؤسسة للمهارات والخبرات المطلوب توافرها في المتقدمات والمتقدمين للوظيفة :

  • امتلاك المهارات التنظيمية وتقسيم المهام وإدارة الوقت.
  • اجادة مهارات التواصل مع الشخصيات المختلفة.
  • إجادة مهارات الكتابة باللغة العربية و الانجليزية.
  • إجادة العمل على برامج الحاسوب ((word, excel, PowerPoint)
  • قدرة على إعداد و إدارة ميزانية بالتعاون مع المدير المباشر والمدير المالي.
  • المرونة و القدرة على عمل تحت ضغط.
  • القدرة على العمل بشكل مستقل أو في فريق.