staff
707
تعديل
تغييرات
اذهب إلى التنقل
اذهب إلى البحث
سطر 47:
سطر 47: − − ==اتفاقات التعاون== − وهي تشبه العقود إلا أنها قد لا − + + + + + + + + + + − وفي العادة ترتب الأوليات كالتالي: الجودة، السعر، موعد التسليم، طريقة الدفع، الخ. ولكن في بعض الحالات يمكن للمؤسسة تغيير من ترتيب الأوليات السابقة حسب احتياجها للسلعة او الخدمة المطلوب شرائها وقيود الوقت. − − '''صلاحيات الشراء:''' − − يتم الموافقة على عملية الشراء مسبقاً ضمن حدود الصلاحيات التي حددها واعتمدها المدير التنفيذي، كما هو بالجدول التالي (تعني مشتريات سلع او خدمات او استشارات فنية محددة المدة من شركات). − وتقسم المشتريات طبقا لحجمها وطبيعة تكرارها وصلاحيات الموافقة كما يلي: − * مشتريات روتينية متكررة قيمتها اقل من 5000 جنيه لاستخدام المؤسسة بصفة عامة (ادوات كتابية، مستلزمات مكتبية، صيانات دورية،.... الخ) تتم وفقا لإجراءات صندوق المصاريف النثرية وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية − * مشتريات روتينية متكررة تزيد قيمتها عن 5000 جنيه (تذاكر طيران/حجز فنادق/ مطبوعات / ترجمة) ولا تزيد قيمتها عن عشرة آلاف جنيه تتم عن طريق الموردين او مقدمين خدمة معتمدين.وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الوحدة الطالبة للمشتريات مع مدير الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية ومدير الوحدة المعنية − * مشتريات غير روتينية وتزيد قيمتها عن عشرة آلاف جنيه عن طريق عروض اسعار ومقارنة فنية من سجل الموردين وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الوحدة الطالبة للمشتريات والمدير التنفيذي ومدير وحدة الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية ومدير الوحدة المعنية − − − '''عملية الشراء :''' − * يتم تحضير طلب شراء داخلي Purchase Request لجميع المشتريات غير الروتينية والتي لا تزيد قيمتها عن 5000 جنيه مصري. − * يتم تحضير طلب الشراء من قِبل الوحدة التي تحتاج المشتريات، ويتم اعتماد طلب الشراء من قبل مدير الوحدة. − * يرسل طلب الشراء الى مدير وحدة الادارة المالية والادارية للتأكد من وجود موازنة في للمشتريات المطلوبة. − * يتم اعتماد طلب الشراء وفقاً لجدول صلاحيات المشتريات. − * يتم تحديد المواصفات الفنية للسلعة او الخدمة المطلوبة بالتفصيل في طلب الشراء وكذا في طلب الاسعار من الموردين او المناقصة. ويعتمد مدير الوحدة الذي يحتاج للمشتريات هذه المواصفات والشروط. − * تتم عملية طلب أسعار تشمل المواصفات الفنية وشروط التوريد، ويتم استلام العروض، فتحها، اختيار المورد وفقا لجدول صلاحيات الشراء على الا تقل عدد العروض عن ثلاثة ولا يستثنى من هذا سوى بسبب طارئ او احتياج عاجل وبموافقة المدير التنفيذي. − * يتم تحديد المورد المختار واسباب اختياره كتابة مع توقيع الطرف المخول صلاحية الشراء. وفي حالة اجتماع لجنة المشتريات من اجل الاوامر التي تزيد قيمتها عن خمسين الف جنيه يجب اعداد وتوقيع محضر الاجتماع وقرارات اللجنة التي يجب ان يحضرها شخصان اثنان على الأقل. − * يتم تحضير أمر شراء Purchase Order وارسال أمر الشراء الى المورد الذي تم اعتماده، ويجب ان يحتوي امر الشراء على كمية ونوع ومواصفات المشتريات، مع جدول زمني محدد لتوريد المواد أو تقديم الخدمات الى المؤسسة. − * يتكون أمر الشراء من ثلاث نسخ، نسخة الى المورد ونسخة الى الجهة أو الشخص المسؤول عن استلام المشتريات، ونسخة الى الادارة المالية والادارية. − * عند استلام المشتريات، يجب استلام فاتورة ضريبية رسمية من المورد (اكثر من 300 جنيه) ومقارنتها مع أمر الشراء وذلك من حيث الكمية والنوعية والسعر وتاريخ التسليم، وذلك لاستكمال عملية الدفع، ويتم توثيق هذه العملية بواسطة الادارة المالية والادارية. − * عموما ستراعي المؤسسة عند اتمام عمليات الشراء اعتبارات الاستدامة البيئية ومبادئ حقوق الانسان (وذلك مثلا عن طريق تحاشى اي منتجات او خدمات يدخل فيها عمل الاطفال). − * وفي كل الحالات يتم الاحتفاظ بمستندات دورة الشراء لمدة خمس سنوات. − * لتسجيل المشتريات، يجب ان يتأكد المحاسب من وجود جميع الوثائق المؤيدة المذكورة سابقا ويجب ان يقوم بمراجعتها وتصديقها قبل تسجيل عملية الشراء في النظام المحاسبي. ويتم اعلام المدير المالي والاداري عن اي استثناء. − − '''سجل الموردين :''' − يتم الاحتفاظ بسجل يتضمن اسماء موردين المشتريات او مقدمين الخدمات يتم الاتصال بهم في حالة إجراء عمليات الشراء، أو الحاجة الى خدمة، ويتم اعتماد هذا السجل من قبل المدير التنفيذي أو مساعديه، ومدير الادارة المالية والادارية، على ان يجدد تحديث السجل باستمرار لإضافة أو حذف اسماء الموردين على الاقل سنويا.
تحرير قسم المشتريات
*[[نموذج اتفاق تعاون طويل الأمد بين دكّة وطرف آخر]]، ويستخدم في حالة الاتفاق على سلسلة من الأنشطة المتكررة مع الطرف الثاني وقد يتضمن بنودا مالية متعددة بحسب كل نشاط.
*[[نموذج اتفاق تعاون طويل الأمد بين دكّة وطرف آخر]]، ويستخدم في حالة الاتفاق على سلسلة من الأنشطة المتكررة مع الطرف الثاني وقد يتضمن بنودا مالية متعددة بحسب كل نشاط.
*[[نموذج عقد خدمات حرفية في دكّة]]، ويستخدم في حالة الحصول على خدمات السباكة والنجارة والإصلاحات المختلفة والزراعة وفي حالة التوريدات الكبيرة.
*[[نموذج عقد خدمات حرفية في دكّة]]، ويستخدم في حالة الحصول على خدمات السباكة والنجارة والإصلاحات المختلفة والزراعة وفي حالة التوريدات الكبيرة.
==المشتريات==
==المشتريات==
تتبع هناك ثلاثة أنواع من المشتريات التي قد تحتاجها دكّة:
*احتياجات المطبخ والنظافة: تقوم المساعدة الإدارية لدكّة برفع قائمة احتياجات دكة الشهرية إلى المسؤولة الإدارية في أضف قبل يوم 25 في الشهر لتوفير احتياجات الشهر التالي في وقت مبكر. أما بالنسبة لأية احتياجات طارئة خلال الشهر، تقوم المساعدة الإدارية بإعداد قائمة بها وتكليف ساعي دكّة بشرائها على أن تحصل على فاتورة ضريبية من المورد للمشتريات التي يزيد ثمنها عن 300 جنيه مصري.
*احتياجات ورش العمل والتدريبات: يقوم منسق فعاليات دكّة بطلب احتياجات ورش العمل من المساعدة الإدارية مع تزويدها بقائمة تفصيلية للاحتياجات مع الميزانية التقديرية المرصودة لها، والتي تقوم بدورها بتكليف ساعي دكّة بشرائها مع الحرص على الالتزام بالميزانية المخصصة والحصول على فاتورة ضريبية من المورد للمشتريات التي يزيد ثمنها عن 300 جنيه مصري.
*احتياجات معدات ومشتريات تزيد قيمتها عن 1000 جنيه مصري: تتبع إجراءات شراء هذه الاحتياجات لصلاحيات الشراء وقواعد عملية الشراء الخاصة بأضف والموضحة داخل [[إدارة:اللائحة المالية|اللائحة المالية لأضف]].
'''ملاحظات هامة'''
*في العادة ترتب أولويات عملية الشراء كالتالي: الجودة، السعر، موعد التسليم، طريقة الدفع، إلخ. ولكن في بعض الحالات يمكن لمنسق الفعاليات أو مدير دكّة تغيير ترتيب الأوليات السابقة حسب الاحتياج للسلعة أو الخدمة المطلوب شرائها وقيود الوقت.
*يجب الحصول على موافقة مدير دكة في حال وجود مشتريات تزيد قيمتها عن 300 جنيه مصري، والحصول على موافقة المدير المالي في حال وجود مشتريات تزيد قيمتها عن 1000 جنيه مصري.
*عند استلام المشتريات، يجب استلام فاتورة ضريبية رسمية من المورد (أكثر من 300 جنيه) ومقارنتها مع أمر الشراء وذلك من حيث الكمية والنوعية والسعر وتاريخ التسليم، وذلك لاستكمال عملية الدفع، ويتم توثيق هذه العملية بواسطة المساعدة الإدارية في دكّة.
*يتم الاحتفاظ بسجل يتضمن أسماء موردي المشتريات أو مقدمي الخدمات بحيث يتم الاتصال بهم في حالة إجراء عمليات الشراء، أو الحاجة إلى خدمة، ويتم اعتماد هذا السجل من قبل مدير دكّة، على أن يجدد تحديث السجل باستمرار لإضافة أو حذف أسماء الموردين على الأقل سنويا.
*يتم الاحتفاظ بسجل يتضمن أسماء موردي المشتريات أو مقدمي الخدمات الذين أثبتت التجربة معهم عدم رغبتنا في التواصل معهم مرة أخرى، ويتم اعتماد هذا السجل من قبل مدير دكّة، على أن يجدد تحديث السجل باستمرار تحديدا بعد اتخاذ قرار التوقف عن التعامل مع المورد أو استئناف العمل معه.