أدوار معسكر الفتية 2019

تفصيل دور مدير المعسكر

رأفت وأمينة وسناء وجمعة

رأفت

• التعريف بالفريق وبدور كل فرد فيه والعلاقة بين هذه الأدوار أثناء ملتقى إعداد فريق المعسكر - رأفت

• التواجد في مقر الإدارة باستمرار لمتابعة فاعليات المعسكر -رأفت

• ربط كل أفراد وأجهزة المعسكر والتنسيق بينها-أمينة-رافت

• إدارة الفريق الإداري-آمينة

• قيادة حواشي المعسكر - رأفت
  • دائرة الصباح - سناء
  • السمر-دينا
  • الرحلة-آمينة
  • الحفل الختامي

أمينة

• إدارة الاجتماعات -أمينة
  • تحديد مواعيدها رأفت
  • الدعوة لها أمينة
  • وضع خطتها وهيكلها الأساسي رأفت
  • الإشراف على تنفيذ قراراتها ومخرجاتها أمينة
  • وتوزيع المهام رأفت

• إقرار جداول المعسكر رأفت + سناء
• متابعة آلية اختيار الورش سناء
• استكمال آلية التقييم والحضور والتحصيل (والتحفيز؟) (؟)
• تقييم إيقاع المعسكر جمعة

• اعتماد زوار المعسكر سناء + أمينة + رأفت

• العلاقة مع إدارة الفندق رأفت

• التواصل مع الأهل عند الضرورة أمينة

• إصدار أوامر التفويض أمينة + رأفت

• اتخاذ القرارات الطارئة رأفت+ أمينة

• اتخاذ القرارات السيادية أمينة + رأفت
  • تغيير الجدول
  • استبعاد واحد من فريق المعسكر (هذه الإمكانية لا يجب أن تعتبر محتملة من بقية الفريق)
  • تغيير تنظيم مساحة المعسكر

في إطار اجتماعنا للتحضير لمعسكرات الفتية للعام 2016 و خلال مناقشة دور مدير المعسكر تطرقنا لأهمية تجميع رؤى فريق المعسكرات بالكامل و مراعاة الملكية الخاصة لكل شخص في الفريق على المعسكرات.

تفصيل دور المسؤول الإداري

نوار وسيمون

قبل المعسكر

• كتابة محاضر الاجتماعات التحضيرية الأسبوعية بحضور منسق المشروع ومدير المعسكر والمسؤول اللوجستي (قرارات وتوزيع مهام) سيمون

• متابعة تنفيذ قرارات ومهام الاجتماعات التحضيرية أمينة

• متابعة عملية اختيار موقع المعسكر والتعاقد والحجز رأفت+أمينة

• تجهيز وتحديث كل الجداول المتعلقة بالنقل والسفر والتأشيرات والاشراف على المسؤول اللوجيستي لتنفيذه (المسؤول اللوجستي + أمينة للمتابعة)

• متابعة تفاصيل ميزانية المشروع بالتنسيق مع المدير المالي ل أضف سيمون

• الاتفاق مع الجمعيات بعد الاتصال الأوّلي، والمتابعة مع الجهات المتنوعة التي نجلب من خلالها فتية/ فتيات للمعسكر - لميا + أمينة للمتابعة مع لميا

• التواصل مع مختلف الجهات المتعلقة بالمشروع - أمينة

• متابعة اشتراكات الفتية على الموقع والتواصل معهم والتعرف على أُسَرهم وبناء علاقة معهم وتحضير ملف كامل للفتية/ للفتيات - ؟؟؟؟؟؟!!!!!!

خلال المعسكر

• المشاركة في المهام الجماعية -

• المشاركة في الاجتماعات الإدارية اليومية

• إدارة الميزانية اليومية ومتابعة الفواتير اليومية من الفندق - ياقوت (مساعد لوجستي)

• مسؤول عن ملفات وقوائم المعسكرين - سيمون
  • الرحلات - الرواد
  • التسكين - داليا نعوس
  • الفرق - داليا نعوس
  • مواصلات الوصول والمغادرة الرحلة - ياقوت
  • لزقها على الأوتوبيس وارقام الباص - ياقوت

• التواصل مع الجمعيات والأهالي - سيمون

• التواصل مع مسؤول رواد الأسر لمتابعة أخبار الفتية - داليا نعوس

• الحرص على استلام الأموال و المقتنيات الثمينه من الفتية ووضعها في خزنة المعسكر - سيمون

• استقبال مكالمات الأهالي يوميا وقت السمر وإيصالها للمعسكرين - رواد الاسر

• إعداد وطباعة جداول المعسكرين والمدربين - سيمون ( طباعة الجداول و
• تعليق الجداول في القاعات وتسليم جداول المدربين لسناء (مسؤولة المدربين والمحتوى) مساء وجداول المعسكرين لرواد الأسر مساءا حتى يسلموها بدورهم للمعسكرين في دائرة الصباح - ياقوت

• الاشراف والتنسيق الدائم مع المسؤول اللوجيستي !!
• كتابة الرسالة اللوجستية - سيمون

تفصيل دور المسؤول اللوجستي

قبل المعسكر (جمعة)

• شراء كل مستلزمات المعسكر من تي شيرت وكاب وشنط و usb وزمزمية ومدليات مع متابعة التصميم والطباعة - جمعة

• تأمين المياه باكراً واخذ عروض من شركات (يا ريت بالتنسيق مع المكان)- جمعة

• تجهيز وتحديث كل الجداول المتعلقة بالنقل والسفر والتأشيرات وحجز الطيران- ياقوت
• متابعة قوائم احتياجات الورش مع المدربين وارسالها للمسؤول اللوجستي جمعة - سناء

• مرافقة المدربين لشراء المواد التدريبية من الأسواق المختلفة والحرص على الحصول على فواتير ضريبية سليمة وتسويتها - جمعة

• متابعة تطور سير الميزانية والتعلم من هذه العملية بهدف الجهوزية لمتطلبات فريق الحسابات خلال المعسكر - سيمون

• استصدار التأشيرات - سيمون
• حجز تذاكر الطيران وتنسيق عملية النقل من المطار وحجز الحافلات لنقل فريق المعسكر و المعسكرين من وإلى الفندق - ياقوت

خلال المعسكر

• المشاركة في المهام الجماعية

• التنسيق الدائم مع المسؤول الإداري

• المشاركة في الاجتماعات الإدارية اليومية

• ترتيب وسيلة انتقال لاستقبال الوفود والضيوف ووسيلة الانتقال المستخدمة في الرحلات - ياقوت

• عمل snag list في أول يومين من أيام المعسكر وشراء الاحتياجات الضرورية والتنسيق مع مسؤول الدعم التقني وشراء لائحة احتياجاته - ياقوت

• شراء النثريات (فاكهة – كرة...) - ياقوت

• تسوية الفواتير مع المحاسب الزائر - سيمون

• متابعة مهام المساعد الاداري واللوجيستي الموكل بمهام التواصل مع الفندق أثناء المعسكر
  • متابعة الإقامة والتسكين - ياقوت
  • إدارة نظام لتسليم المفاتيح لفريق المعسكر بالكامل واستلامها في الأوقات المختلفة - ياقوت
  • متابعة خدمات الغرف (نظافة - صيانة) - ياقوت
  • متابعة توزيع الكميات المحددة من الماء في كل مساحات المعسكر من غرف وقاعات وملاعب يوميا - ياقوت
  • متابعة النظافة في كل مساحات المعسكر - ياقوت
  • متابعة أعمال الصيانة في كل مساحات المعسكر - ياقوت
  • متابعة استغلال مساحات المعسكر المختلفة - رأفت وأمينة
  • متابعة أي مشاكل طارئة مع الفندق - أمينة ورأفت
  • متابعة تقديم وجبات الطعام الأساسية والخفيفة في موعدها وتحديد أعدادها ومراقبة جودتها - ياقوت

قبل وبعد

• الإشراف على عملية تنظيم المخازن ورصد المسحوبات والمردودات وعمل الجرد النهائي التي يقوم بها المسؤول التنفيذي عن المخازن - جمعة و فرح

تفصيل دور المنسق الاجتماعي

• تدريب كل فريق المعسكر على التعامل مع المشاكل الاجتماعية والنفسية البسيطة للمعسكرين - داليا
• تدريب كل فريق المعسكر على اكتشاف المشاكل الاجتماعية والنفسية بدون خلق حالة تربص - داليا
• التعامل مع المشاكل الاجتماعية والنفسية المركبة للمعسكرين - داليا
• هو الشخص الذي يجب أن يلجأ له فريق الإدارة والتدريب عند مواجهة مثل هذه المشاكل - داليا
• دوره النفسي والاجتماعي يجب أن يظل سرّيا على المعسكرين حتى لا يشعروا أنهم أحيلوا للطبيب النفسي - داليا
• يجب أن يكون له دور آخر عضوي وطبيعي في المعسكر ويكون هذا الدور هو الدور المعلن للمعسكرين (مدرب له قدرات خاصة – مسؤول السمر...) - نائب مدير
• التنسيق الدائم مع المسؤول الإداري من قبل المعسكر لبناء الملف الشخصي للمعسكرين( مع لميا) والتواصل مع الأهل عند الاشتباه في حالة خاصة وبناء علاقة ثقة معهم - داليا
• التواصل مع الأهل أثناء المعسكر عند الضرورة - داليا
• المشاركة في المهام الجماعية

تفصيل دور مسؤول رواد الأسر

• تطوير برنامج لتدريب الرواد - دينا
• المشاركة في اختيار الرواد - دينا
• تدريب الرواد في ملتقى إعداد فريق المعسكر - دينا
• الإشراف على الرواد ومتابعتهم طوال مدة المعسكر - دينا
• وضع جدول للاجتماع بهم - دينا
• همزة الوصل بين الإدارة والمدربين و الرواد - دينا
• وضع جدول المسؤولين عن إيقاظ المعسكرين كل يوم ومتابعة التنفيذ - دينا
• وضع جدول نظام المتابعة والدوريات - دينا
• وضع جدول يضمن مشاركة الرواد في الورش ولا يتعارض مع المهام المكلفين بها - دينا
• متابعة مشاكل المعسكرين والمشاكل التي يتعرضون لها ونقلها للمسؤول المجتمعي الذي قد يقرر عقد اجتماع خاص لمناقشة هذه المشكلة وتحديد من يحضر الاجتماع - دينا
• التنسيق الدائم مع الرواد

تفصيل دور رواد الأسر

• المشاركة في المهام الجماعية

• التنسيق الدائم مع مسؤول الرواد

• الالتزام بالاجتماعات التي يحددها مسؤول الرواد

• فور التسكين يقوم الرائد بالتعرف على أفراد أسرته ويعرفهم بنفسه ثم يحاول معرفة ما ينقص كل واحد منهم (مايوه – شبشب – صابونة – فرشة أسنان- كريم شمس...)

• بالتناوب يقوم نصف عددهم بمهمة إيقاظ المعسكرين

• بعد الدائرة الصباحية يقوم الرائد بتوزيع الجداول على أفراد أسرته ويدل كل واحد منهم على أماكن الورش التي سيحضرها

• مسؤول عن نظام متابعة لضمان التزام الأولاد بالنشاط
  • القيام بدوريات أثناء انعقاد الورش، ليدلّ الفتية والفتيات على أماكن ورشهم، وليستفسر من المعسكرين الهائمين على وجوههم أو الخاملين عن سبب تسربهم من ورشهم
  • الدوريات:
    • تصحية + ورشة اولى
    • ورشة تانية + ثالثة
    • ورشة رابعة + نوم
  • عندما يكون أحد الرواد غير مسؤول عن مهام المتابعة يستطيع حضور الورشة التي يرغب فيها

• الرواد يشاركون في الأنشطة الحركية الخارجية وفقا لجدول يضعه مسؤول الرواد يضمن عدم تعارض ذلك مع المهام المكلفين بها
• في وقت الغداء والكفتة هو وقت استراحة الرواد

• في وقت الوجبة الخفيفة يجري الرائد حوارا مع أفراد أسرته حول دورهم في السمر الذي يمكن أن يشاركوا في فاعلياته كأسرة (البحث عن الكنز – مسابقات تليماتش – اولمبيات...)

• يقوم الرائد، في نهاية اليوم، بسؤال أعضاء أسرته عن إنجازهم اليومي، فلو وجد أن هناك من لا يحضر الورش بانتظام يقوم بإبلاغ مسؤول الرواد

• يتأكد الرائد من رجوع أفراد أسرته لحجراتهم بعد السمر ومن غلق الأنوار في الحادية عشر تماما

• للرائد مهام ومسؤوليات تنظيمية و اجتماعية دائمة:
  • تعريف المعسكرين بقواعد المعسكر ومساعدتهم على تطبيقها
  • متابعة الحالة الصحية والنفسية للمعسكرين (شرب الماء، التردد عل الممرضة، اتصالهم بأهلهم، إقبالهم على الأكل) ونقلها لمسؤول الرواد
  • متابعة العلاقات الاجتماعية بين أفراد الأسرة، و العمل على توطيدها
  • تنشيط أفراد أسرته أثناء السمر والرحلة والحفل الختامي

• نظرا لقرب سنهم من سن المعسكرين فهم الأقدر على خلق علاقات طبيعية ومتينة منهم تسمح لهم بالتعرف على المشاكل التي يتسبب فيها أو يتعرض لها المعسكرين
  • يتم تشجيعهم على حل المشاكل الصغرى بأنفسهم (لو علم أن أحد المعسكرين قام بالتدخين، مثلا، يمكنه حينها أن ينهاه عن ذلك دون إبلاغ أحد)
  • في حالة المشاكل الأكبر مثل العنف المفرط أو التعرض للتحرش يقوم بإبلاغ مسؤول الرواد على انفراد
  • يقوم أيضا بإبلاغ مسؤول الرواد بالمشاكل المتعلقة بالنظافة الشخصية والصحة العامة المتعلقة بالمعسكرين واستخدامهم للغرف

تفصيل دور مساعد مسؤول الرواد

• المساعدة في كل من:
  • تطوير برنامج لتدريب الرواد
  • المشاركة في اختيار الرواد
  • تدريب الرواد في ملتقى إعداد فريق المعسكر
  • الإشراف على الرواد ومتابعتهم طوال مدة المعسكر
  • متابعة جدول للاجتماع بهم
  • همزة الوصل بين الرود ومسؤول الرواد
  • متابعة جدول المسؤولين عن إيقاظ المعسكرين كل يوم ومتابعة التنفيذ
  • متابعة جدول نظام المتابعة والدوريات
  • متابعة جدول يضمن مشاركة الرواد في الأنشطة الحركية ولا يتعارض مع المهام المكلفين به
  • التنسيق الدائم بين الرواد