إدارة:دليل الإجراءات المالية في دكّة

تتبع أغلب الإجراءات المالية في دكّة اللائحة المالية الخاصة بمؤسسة أضِف، أما هذا الدليل فهو يضم أهم الإجراءات المالية لتسيير العمل اليومي في دكّة بما يتناسب مع أسس أضِف المحاسبية ولضمان نقل المعرفة لأفراد فريق العمل

موارد دكّة

• تعتمد دكّة في مواردها المالية بشكل رئيسي على عوائد فعالياتها وأنشطتها، وعوائد حجز قاعاتها، بالإضافة إلى المساهمات النقدية والعينية على شكل تبرعات من جمهورها، والمجتمع المحلي، ومجتمع أضف الأشمل.
• في حال حصلت دكّة على أية تمويلات أخرى من قبل مانحين في الداخل أو الخارج ستتبع هذه التمويلات نفس قواعد لائحة أضف المالية وقواعد هذا الدليل، بالإضافة إلى وجود ميزانيات خاصة بالمشاريع التي حصلت على تلك التمويلات.
• تدخل موارد دكّة في ميزانية أضِف تحت بند مشروع دكّة، وتتسلم الإدارة المالية لأضف جميع الموارد المالية لاتباع الإجراءات القانونية والمالية المناسبة، ومن ثم يعاد توزيع تلك الموارد بحسب ميزانية المشروع واحتياجاته بعد موافقة الشخص المسؤول في الإدارة المالية ومدير دكّة.

العهدة المستديمة

تعتمد دكّة في تدوير احتياجاتها الشهرية على عهدة مستديمة من رصيد مواردها، تستلمها من الإدارة المالية في اليوم الأول من كل شهر، ومن ثم تسوّى هذه العهدة يوم 30 من الشهر نفسه بتسليم كافة المستندات المطلوبة والمبلغ المتبقي.

الدورة المستندية لدكّة

1. تستلم المساعدة الإدارية في دكّة العهدة المستديمة يوم 1 الشهر من الإدارة المحاسبية، وتودعها في خزنة دكّة.
2. تحفظ المساعدة الإدارية في دكّة جميع إيصالات الصرف الأصلية وصور إيصالات القبض للشهر المعني في الخزنة بعد تسجيلها في بيان الإيرادات والمصروفات الخاص بدكّة.
3. تسلّم المساعدة الإدارية صافي إيرادات دكّة من عوائد أنشطتها أو التبرعات خلال الشهر المعني إلى محاسب أضِف يوم 30 من نفس الشهر.
4. في حال تجاوز صافي إيرادات دكّة 1000 جنيه مصري في الأسبوع، يسلّم صافي الإيرادات إلى محاسب أضِف بنهاية الأسبوع.
5. تسوّى العهدة المستديمة يوم 30 من الشهر المعني بتسليم كافة الإيصالات التابعة للشهر، والمبلغ المتبقي من العهدة مع مراجعة بيان الإيرادات والمصروفات مع محاسب أضِف.

التقارير المالية

• يُعد التقرير المالي في دكّة بشكل شهري، وتعدّه المساعدة الإدارية ثم تراجعه مع مدير دكّة يوم 29 من الشهر قبل رفعه مع المستندات الملحقة إلى محاسب أضف يوم 30 من الشهر.
• تُسجل جميع التعاملات المالية من إيرادات وصرف ومشتريات في جدول التقرير فور حدوثها مع تدوين التاريخ ورقم الإيصال أو الفاتورة وملخص المعاملة والمبلغ واسم الشخص الذي قام بدفع أو استلام المبلغ المالي.
• تتبع صيغة التقرير المالي في دكّة نموذجا محددا يتفق مع نماذج الإدارة المالية في أضف. (أضف صورة نموذج)

إجراءات استلام أو صرف النقدية

• استلام النقدية:
  • تحرر المساعدة الإدارية إيصالات استلام النقدية بعد التأكد من الرسوم المتفق عليها أو العقد المبرم مع الشخص الذي يقوم بالدفع.
  • في حالة حجوزات القاعات يتم التأكد من الاتفاق المبرم مع المستخدم واستيفاء بنوده، وزيارة القاعة وتفقدها بالكامل قبل استلام النقود، مع اتباع أية خطوات ينص عليها الاتفاق في حالة حدوث أي تلف أو ضرر أو تأخير.
  • يحصل الشخص الذي يقوم بالدفع على النسخة الأصلية من الإيصال، بينما ترفع نسخة من الإيصال ضمن المستندات المالية التي تسلم لمحاسب أضِف. وتبقى الصورة الثانية داخل دفتر الإيصالات.
  • في حال استرداد قيمة الإيصال أو إلغاؤه، يجب استلام النسخة الأصلية من الإيصال لتتم عملية إرجاع المبلغ للشخص.

• دفع النقدية:
  • تحرر المساعدة الإدارية إيصالات دفع النقدية بعد التأكد من التكاليف المتفق عليها أو العقد المبرم مع مقدم الخدمة سواء كان مدربا أو حرفي أو غيره.
  • في حالة التعاقد مع مدربين أو مطوري مناهج أو أية خدمات فنية، يجب التأكد من استيفاء جميع الشروط الملزمة في العقد (اكتمال المهمة، الجودة، الالتزام الزمني) والحصول على موافقة مدير دكّة قبل دفع أي مبلغ لمقدم الخدمة، واتباع أية خطوات ينص عليها العقد سواء في الخصم أو الزيادة بحسب النتيجة.
  • في حالة التعاقد مع حرفيين أو عاملين، يجب التأكد من استيفاء جميع شروط العقد من حيث الجودة والمدة الزمنية واكتمال المهمة واتباع أية خطوات ينص عليها العقد سواء في الخصم أو الزيادة بحسب النتيجة.
  • يحصل الشخص الذي يقوم بالدفع على صورة من الإيصال، بينما ترفع النسخة الأصلية من الإيصال ضمن المستندات المالية التي تسلم لمحاسب أضِف، وتبقى الصورة الثانية داخل دفتر الإيصالات.

• ملاحظات عامة:
  • تحصل دكّة على دفاتر إيصالات رسمية (إيصالات مشاريع) من الإدارة المالية لأضف، وهي نوعين استلام نقدية ودفع نقدية.
  • يفضّل تحديد لون صورة الإيصال التي ستبقى داخل الدفتر وتمييزه عن لون الإيصال الذي يتم تسليمه لمحاسب أضف لتسهيل مهمة المراجعة على جميع الأطراف.
  • ضرورة مراعاة اتساق تواريخ تحرير الإيصالات مع الرقم المتسلسل للإيصال، ويتطلب ذلك الحرعدم تأجيل أو نسيان تحرير أي إيصال أيا كانت قيمته.
  • عند انتهاء أوراق دفتر الإيصالات، يرفع الدفتر إلى محاسب أضف للمراجعة مع الحرص على إرفاق جميع الإيصالات الأصلية الملغية.

العقود

تستخدم دكّة أربعة نماذج من العقود:

• إدارة:نموذج عقد مع مدرّب أو استشاري في دكّة، ويستخدم ليشمل جميع عناصر الاتفاق المالية والفنية مع مدرب على دورة تدريبية/ورشة عمل أو مع استشاري ما في أحد مجالات عمل دكّة.
• إدارة:نموذج عقد حجز و تأجير قاعة في دكّة، ويستخدم في حالة حجز الأفراد أو المجموعات أو المؤسسات المحلية أو الدولية لإحدى قاعات دكّة للاستخدام الخاص.
• إدارة:نموذج اتفاق تعاون طويل الأمد بين دكّة وطرف آخر، ويستخدم في حالة الاتفاق على سلسلة من الأنشطة المتكررة مع الطرف الثاني وقد يتضمن بنودا مالية متعددة بحسب كل نشاط.
• إدارة:نموذج عقد خدمات حرفية في دكّة، ويستخدم في حالة الحصول على خدمات السباكة والنجارة والإصلاحات المختلفة والزراعة وفي حالة التوريدات الكبيرة.

تنبيه هام يراعى في العقود التي تنص على قيام دكّة بدفع أية رسوم أو أجور لمدربين أو استشاريين أو خدمات فنية أنه سيتم خصم 10٪ من المبلغ المتفق على دفعه لتسديدها لمصلحة الضرائب من قبل المؤسسة.

ويتم إعلام الطرف الآخر والاتفاق معه على ذلك قبل توقيع العقد، وفي حال تم رفض خصم هذه النسبة، يضاف إلى العقد بند ينص على عدم مسؤولية أضِف عن دفع نصيب الاستشاريين ومقدمي الخدمات لمصلحة الضرائب.

المشتريات

تتبع هناك ثلاثة أنواع من المشتريات التي قد تحتاجها دكّة:

• احتياجات المطبخ والنظافة: تقوم المساعدة الإدارية لدكّة برفع قائمة احتياجات دكة الشهرية إلى المسؤولة الإدارية في أضف قبل يوم 25 في الشهر لتوفير احتياجات الشهر التالي في وقت مبكر. أما بالنسبة لأية احتياجات طارئة خلال الشهر، تقوم المساعدة الإدارية بإعداد قائمة بها وتكليف ساعي دكّة بشرائها على أن تحصل على فاتورة ضريبية من المورد للمشتريات التي يزيد ثمنها عن 300 جنيه مصري.
• احتياجات ورش العمل والتدريبات: يقوم منسق فعاليات دكّة بطلب احتياجات ورش العمل من المساعدة الإدارية مع تزويدها بقائمة تفصيلية للاحتياجات مع الميزانية التقديرية المرصودة لها، والتي تقوم بدورها بتكليف ساعي دكّة بشرائها مع الحرص على الالتزام بالميزانية المخصصة والحصول على فاتورة ضريبية من المورد للمشتريات التي يزيد ثمنها عن 300 جنيه مصري.
• احتياجات معدات ومشتريات تزيد قيمتها عن 1000 جنيه مصري: تتبع إجراءات شراء هذه الاحتياجات لصلاحيات الشراء وقواعد عملية الشراء الخاصة بأضف والموضحة داخل اللائحة المالية لأضف.

الضرائب الخاضع لها المؤسسات والجمعيات الأهلية

• هناك ما يسمى ضرائب الخصم والتحصيل تستحق على المبالغ المدفوعة التي تتجاوز قيمتها 300 جنيه- شرائحها 0.5% على المشتريات 2% على الخدمات والتي تستقطع وتورد لمصلحة الضرائب كل 3 أشهر (بنموذج 41 يسدد في يناير/ ابريل/ يوليو/ أكتوبر)
• ضرائب كسب العمل (تسدد شهريا) شرائحها 10% على 30000 جنيه سنويا الاولى -15% على 15000 التالية وأكثر من 45000 سنويا 20% (والشريحة الاولى معفى منها 6500 جنيه و7000 اعفاء شخصي سنوي). ولكن نسبة الضريبة تكون قطعية 10% بالنسبة للاستشاريين وبدون حد اعفاء و5% على الاتعاب المهنية (بشرط وجود بطاقة ضريبية) وبدون حد إعفاء أيضًا

ملاحظات هامة

• في العادة ترتب أولويات عملية الشراء كالتالي: الجودة، السعر، موعد التسليم، طريقة الدفع، إلخ. ولكن في بعض الحالات يمكن لمنسق الفعاليات أو مدير دكّة تغيير ترتيب الأوليات السابقة حسب الاحتياج للسلعة أو الخدمة المطلوب شرائها وقيود الوقت.
• يجب الحصول على موافقة مدير دكة في حال وجود مشتريات تزيد قيمتها عن 300 جنيه مصري، والحصول على موافقة المدير المالي في حال وجود مشتريات تزيد قيمتها عن 1000 جنيه مصري.
• عند استلام المشتريات، يجب استلام فاتورة ضريبية رسمية من المورد (أكثر من 300 جنيه) ومقارنتها مع أمر الشراء وذلك من حيث الكمية والنوعية والسعر وتاريخ التسليم، وذلك لاستكمال عملية الدفع، ويتم توثيق هذه العملية بواسطة المساعدة الإدارية في دكّة.
• يتم الاحتفاظ بسجل يتضمن أسماء موردي المشتريات أو مقدمي الخدمات بحيث يتم الاتصال بهم في حالة إجراء عمليات الشراء، أو الحاجة إلى خدمة، ويتم اعتماد هذا السجل من قبل مدير دكّة، على أن يجدد تحديث السجل باستمرار لإضافة أو حذف أسماء الموردين على الأقل سنويا.
• يتم الاحتفاظ بسجل يتضمن أسماء موردي المشتريات أو مقدمي الخدمات الذين أثبتت التجربة معهم عدم رغبتنا في التواصل معهم مرة أخرى، ويتم اعتماد هذا السجل من قبل مدير دكّة، على أن يجدد تحديث السجل باستمرار تحديدا بعد اتخاذ قرار التوقف عن التعامل مع المورد أو استئناف العمل معه.