قواعد العمل من المنزل

تقرر تنقيح وكتابة هذه القواعد للمساعدة في تنسيق العمل بين الفرق المختلفة أثناء جائحة فيروس كوفيد-19 خلال الربع الأول من عام 2020.

التزام الموظف تجاه المؤسسة

1. العمل غير مرتبط بوقت، ولكن يُفضل أن يحدد كل موظف مواعيد عمل ثابته قدر الإمكان لزيادة فترة التركيز والتي ستكون عادة مواعيد العمل الرسمية إلا إذا قرر أحد الموظفين غير ذلك، وعليه إبلاغ زملاءه بذلك.
2. يلتزم الموظف بتسليم العمل في الأوقات القياسية المحددة والرد على كافة المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني خلال ساعات العمل المتفق عليها.
3. على المسؤول المباشر إعداد خطة عمل يومية للموظف ومتابعة أدائه بشكل مستمر.
4. يلتزم الموظف بتقديم تقرير دوري عن انجازاته للمسؤول المباشر عنه.
5. يجب أن يكون الموظف سهل الوصول إليه من جانب زملائه خلال ساعات العمل، ما لم يرسل الموظف أنه في راحة أو إجازة.
6. يجب ابلاغ المدير المباشر ومنسقة الموارد البشرية بإجازة الموظف.
7. الالتزام بإن زملاؤك عملهم مرتبط بعملك فلابد ان تكون متابع لبريدك الإلكتروني بشكل دوري.

التزام المؤسسة تجاه الموظف

1. توفير كافة الادوات التي يحتاجها الموظف لتسهيل عمله من أجهزة وأدوات مكتبيه أو أي أدوات أخرى طالما في نطاق العمل وتستطيع المؤسسة توفيرها على أن يوقع الموظف على نموذج عهده بما استلمه الموظف.
2. أن تكون المؤسسة/المدير المباشر على عِلّم بكافة التحديات التي يواجهها الموظف للوصول إلى حل مناسب.
3. تفهم المؤسسة/المدير المباشر أن الأفراد يختلفون فيما بينهم في طرق العمل من المنزل وخاصةً إذا كان لديهم أطفال، أو إذا كانوا بمفردهم يواجهون الوحدة والقلق خاصةً في وقت الأزمات الصحية والمالية.
4. يجب أن تتفهم المؤسسة/ المدير المباشر أن بعض الأفراد يفقدون القدرة على الفصل بين العمل وحياتهم الخاصة فينتهي اليوم دون وجود بعض ساعات للراحة والاسترخاء، لذا يجب على الموظف أن يطلب المساعدة لتنظيم وتنسيق الوقت إذا تطلب الأمر ذلك.
5. التأكد أن الموظفين يستخدمون إنترنت آمن أو غير محدود فإذا كانوا يحتاجون سرعة أكثر تساهم المؤسسة في توفير ذلك عن طريق باقات الإنترنت الإضافية وتتكفل بها المؤسسة.
6. التأكد أن كل موظف لديه حساب بنكي لتحويل المرتب له في حالة الظروف القصوى والطارئة.
7. على المؤسسة توضيح طرق التواصل مع باقي الفرق وتحديد الأشخاص الذين نلجأ إليهم في وقت الأزمات.
8. توضيح وضع المؤسسة بشكل دوري.
9. فتح مساحة للاجتماع الشخصي مع الموظفين للتعبير عن مخاوفهم في ظل تلك الأزمات.
10. تحديد الأولويات للعمل عليها حاليا.
11. على كل فرد تحديد أسرع طرق التوصل إليه في حالة الطوارئ وعلى المؤسسة/المدير المباشر تفهم هذا الأمر.
12. تفهم المؤسسة/المدير المباشر لوضع الموظفيين الذين لديهم أسر أو أباء وأمهات كبار السن أو أطفال.

نصائح عامة

1. تعريف الذين يسكنون معك بطبيعة عملك وتوقيتاته وإنك بحاجة إلى التركيز، لأن ليس معني أن تعمل من البيت أنك متفرغ للواجبات المنزلية طوال الوقت.
2. أن تكون واضح مع زملائك متي يمكنهم مكالمتك تليفونيًا حتي لا يتجاوز هذا ساعات عملك.
3. حافظ علي مساحة شخصية بين عملك وحياتك الشخصية، بتحديد أوقات العمل وأنك ليس متاحًا 24 ساعة.
4. كن آمين مع نفسك وزملاؤك عن ما يمكنك عمله وما لا يمكنك؛ لإنه خارج استطاعتك.
5. حاول معرفة أكثر الأوقات التي تكون مُنتج فيها.
6. حدد مكان مناسب هادئ للعمل من المنزل، ولا تعمل وأنت في حجرة نومك.
7. إن كنت من الذين يملّون سريعًا، ارتدي ملابس العمل وهيء نفسك كأنك في مكتبك.
8. إذا كنت تفضل العمل كفريق يمكنك طلب اجتماع سريع يوميًا لتقسيم المهام والمتابعة مع زملائك.
9. لو ذاكرتك ليست جيدة اكتب كل مهمة أو فكرة تراودك حتى لا تنساها.
10. لا تنسى شرب المياة، وقلل من عاداتك في شرب المنبهات وأكثر من تناول الفاكهة.
11. ركز في تحديد المهام الصعبة أو التي تتناول وقتًا أزيد من الطبيعي وكافئ نفسك بعد الإنتهاء منها.
12. اطلب مساعدة زملاءك بتذكريك ببعض المهام خصوصًا إن كنت ممن يفضلون العمل في مجموعات.
13. بعض الأفراد يفضلون العمل في مكان صاخب، يمكنك تشغيل الموسيقى أو التليفزيون أن كان ذلك يمدك بالطاقة والحماس.
14. تنظيم الوقت بين قراءة الإيميلات المهمة والتي تحتاج لردود بتركيز والايميلات التي ليست لها نفس الضرورة.
15. أعطي لنفسك راحة نصف ساعة لتناول وجبة خفيفة، ولا تأكل أثناء العمل!. يمكنك استغلال وقت تناول الوجبة في الاسترخاء والراحة.
16. التجول في المنزل أثناء المكالمات أو خارجه لتغيير المزاج العام وتحريك الجسم.
17. لا تتحدث في الهاتف وخصوصًا لمناقشة مهام العمل بعد الاستيقاظ مباشرة.
18. يمكنك استخدام مكالمات الفيديو حتي لا تشعر بالعزلة خاصة إذا كنت تعيش بمفردك.
19. إذا كنت تتكلّم مع زملائك بشكل شخصي ودوري؛ حافظ علي ذلك للدعم النفسي بينكم.

للمزيد من المعلومات فيما يتعلق بكيفية | إدارة الاجتماعات يمكنكم مطالعة هذا الجزء من قواعد العمل المشترك

ولكن يمكنكم التأكد من التالي:

• التأكد أن كل فرد صوته واضح في الفيديو.
• التأكد ان كل فرد قادر علي التعبير عن مخاوفه ومشاركة رأيه ويُسأل عن ما يشغله.
• مراعاة الموظفين الذين لديهم أطفال أو أباء مسنين.