محضر:في 26-06-2019 اجتماع لمناقشة لوجيستيات ورشة تصميم الألعاب

من ويكي أضِف
اذهب إلى: تصفح، ابحث

الحضور

  • لمياء سعيد
  • وسام لطفي
  • أنا سيمون
  • حسام شكرالله
  • نهى الشوكي
  • لميس عادل

موضوع الاجتماع

  • تقييم ورشة تصميم الألعاب من حيث اللوجيستيات والتنظيم.
  • الاتفاق على توصيات للإدارة لتحسين الورش في المستقبل.

مضمون الاجتماع

ملاحظات المشاكل اللوجيستية قبل وخلال الورشة

  • مشكلة التغييرات العديدة التي حدثت في الساعات القليلة قبل التحرك مثل: عدد المشاركين الذي أدى لعدم توافر غرف للمشاركين الجدد على سبيل المثال.

عدم مشاركة متطلبات الورشة من أدوات مكتبية و مستلزمات الورشة مما أدى لعدم توفيرها قبل السفر(مثال: طباعة أوراق الطوابع).

  • مشكلة سوء التواصل بوضوح بين مساعد المدربين واللوجيستي عن مواعيد الراحة والأكل أثناء الورشة مما أدي إلى لخبطة في تجهيز المطبخ للوجبات و كذلك مشكلة محاولة التخطيط لرحلة الإسكندرية أثناء الورشة وما تسبب عنها من لخبطة مع المطعم بالنسبة للعشا.
  • عدم وجود شخص محدّد له صلاحيات أخذ القرارات في الأمور و التغييرات الاخيرة وتنسيق واختيار المشاركين ( من سيذهب ومن لن يذهب).

اقتراحات حل المشاكل اللوجيستية

  • أهمية التفرقة بين الطوارئ الحقيقية والتغييرات العشوائية التي لم يتم الإبلاغ عنها.
  • مسئولية المنسق أن يضع رحلة/نشاط ترفيهي في الجدول أثناء التخطيط.
  • أهمية توفير بند خاص بالطوارئ في ميزانية اي ورشه او فعالية في أضِف.
  • أهمية تقسيم الأدوار من بداية التخطيط للورشة لأن الأدوار لم تكون مناسبة/واضحة.

نتائج الاجتماع

  • تبنّي سياسة بوجوب تخطيط رحلة/نشاط ترفيهي في حالة طول مدة الورشة عن 3 أيام.
  • أهمية توثيق الحضور والغياب مع توثيق الورش.
  • اقتراح تطوع أحد المشاركين أخذ سيارته الخاصة في حالة وجود الورشة في مكان ناء لاستخدامها في الطوارئ و تغطى تكلفة التنقل بها من المؤسسة.
  • أهمية تجهيز اتّصال بالإنترنت للورش بسرعة عالية مناسبة حتى إذا أكد المكان أن لديه اتّصال بالإنترنت لتفادي المعوّقات المحتملة.
  • عمل قائمة بالأدوات المكتبية الأساسية التي يجب توافرها في اي ورشة او تدريب تنظمه أضِف بالإضافة إلى القائمة التي ترسل للفريق اللوجيستي من أدوات تتطلبها الورش حسب طبيعة و احتياج كل منهم.
  • ستقوم نهى الشوكي بإدخال تقييمات المشاركين للورشة و مشاركتها مع فريق المشروع للتوثيق و اخده نتائجها في الاعتبار في تطوير الورش التالية الخاصة بالمشروع
  • إرسال إيميل للإدارة بالتوصيات الإدارية المقترحة لإعتمادها و تفعيلها فيما بعد