محضر:في 26-06-2019 اجتماع لمناقشة لوجيستيات ورشة تصميم الألعاب

الحضور

تمت قراءة محضر اجتماع يوم 23/06/2019 وعرض اقتراحات الاجتماع محضر:في 23-06-2019 اجتماع لتقييم محتوى ورشة تصميم الألعاب

مشكلة التغييرات العديدة التي حدثت في الساعات القليلة قبل التحرك مثل: عدد المشاركين الذي أدى لعدم توافر غرف للمشاركين الجدد على سبيل المثال.

عدم مشاركة متطلبات الورشة من أدوات مكتبية و مستلزمات الورشة مما أدى لعدم توفيرها قبل السفر(مثال: طباعة أوراق الطوابع).

مشكلة سوء التواصل بوضوح بين مساعد المدربين واللوجيستي عن مواعيد الراحة والأكل أثناء الورشة مما أدي إلى لخبطة في تجهيز المطبخ للوجبات و كذلك مشكلة محاولة التخطيط لرحلة الإسكندرية أثناء الورشة وما تسبب عنها من لخبطة مع المطعم بالنسبة للعشا.
عدم وجود شخص محدّد له صلاحيات أخذ القرارات في الأمور و التغييرات الاخيرة وتنسيق واختيار المشاركين ( من سيذهب ومن لن يذهب).

أهمية التفرقة بين الطوارئ الحقيقية والتغييرات العشوائية التي لم يتم الإبلاغ عنها.
مسئولية المنسق أن يضع رحلة/نشاط ترفيهي في الجدول أثناء التخطيط.
أهمية توفير بند خاص بالطوارئ في ميزانية اي ورشه او فعالية في أضِف.
أهمية تقسيم الأدوار من بداية التخطيط للورشة لأن الأدوار لم تكون مناسبة/واضحة.

تبنّي سياسة بوجوب تخطيط رحلة/نشاط ترفيهي في حالة طول مدة الورشة عن 3 أيام.
أهمية توثيق الحضور والغياب مع توثيق الورش.
اقتراح تطوع أحد المشاركين أخذ سيارته الخاصة في حالة وجود الورشة في مكان ناء لاستخدامها في الطوارئ و تغطى تكلفة التنقل بها من المؤسسة.
أهمية تجهيز اتّصال بالإنترنت للورش بسرعة عالية مناسبة حتى إذا أكد المكان أن لديه اتّصال بالإنترنت لتفادي المعوّقات المحتملة.
عمل قائمة بالأدوات المكتبية الأساسية التي يجب توافرها في اي ورشة او تدريب تنظمه أضِف بالإضافة إلى القائمة التي ترسل للفريق اللوجيستي من أدوات تتطلبها الورش حسب طبيعة و احتياج كل منهم.
ستقوم نهى الشوكي بإدخال تقييمات المشاركين للورشة و مشاركتها مع فريق المشروع للتوثيق و اخده نتائجها في الاعتبار في تطوير الورش التالية الخاصة بالمشروع
إرسال إيميل للإدارة بالتوصيات الإدارية المقترحة لإعتمادها و تفعيلها فيما بعد