إجراءات إدارة موارد المؤسسة وتداول استخدامها

تحرص المؤسسة على توفير مواردها لفريق العمل الداخلي وكذلك لجمهورها الخارجي، سواء كانت قاعات أو أدوات فنية وتقنية. لذا تضع مجموعة من القواعد والاجراءات المتتابعة التي تضمن إدارة جيدة لأصولها الثابتة ومواردها المتنوعة.

إدارة المخازن

تمتلك المؤسسة موارد فنية وتقنية يجب إدارتها جيدًا للحفاظ على مُعدل بقاءها واستخدامها لأطول فترة ممكنة.

مفاتيج مخازن دِكّة أو المؤسسة لا تكون إلا مع مسؤول اللوجيستيات والمخازن ولا يحق لأي موظف الاحتفاظ بمفتاح أيًا من مخازن المؤسسة إلا لفترة محددة ومعروفة وبطلب رسمي عبر البريد الإلكتروني، ويتم إعادتها مباشرة للمسؤول.
مخزن عمار مسؤوليته تابعة للمدير التقني بشكل أساسي بالإضافة إلى مسؤول اللوجيستيات والمخازن.
مخزن الصوت والفيديو مسؤوليته تابعة لمسؤول اللوجيستيات والمخازن بشكل أساسي ويساعده في المسؤولية منسق لوجستي المساحة المجتمعية دِكّة.
المخزن الكبير مسؤوليته تابعة لمسؤول اللوجيستيات والمخازن بشكل أساسي ويساعده في المسؤولية منسق إداري المساحة المجتمعية دِكّة.
ستوديو الصوت مسؤوليته تابعة لكل من إدارة:المساعد التقني ومطور محتوى الموسيقا 2020 , لمسؤول اللوجيستيات والمخازن بالإضافة إلى إدارة:منسق لوجسيتي - دِكّة 2020 في الأوقات الطارئة.
لا يحق لأي موظف طلب مفتاخ المخزن لاستخراج أي أداه إلا في وجود المسؤول الأساسي للمخزن أو المساعد له؛ كٌلاً على حسب طبيعة وخصائص كل مخزن.
لابد من متابعة المدير التقني لكاميرات المراقبة بشكل دوري لإبلاغ الإدارة بأي تحركات غير مريحة أو مربكة أو غريبة. (سيعاد النظر في هذا الأمر بعد طلب من المدير التقني)

الجرد

يحرص المسؤول اللوجيستي على الجرد الدوري لمحتويات المخزن كل ثلاث أشهر، بتواجد كٌلا من المسؤول المالي والمساعد اللوجيستي للمساحة المجتمعية - دِكّة.
يتم توثيق محتويات الجرد في ملف إكسيل مُشارَك مع المدير/ة العام/ة للمؤسسة والمدير/ة الإاداري/ة.
في حال تلف أيًا من الأدوات التي يتم جردها يتم ذلك في الملف الخاص بالجرد.
قبل التخلص من الأدوات والموارد التالفة يتم الاستفسار أولا من جانب مساعد صيانة المهكر والمطور التقني ومنسق أنشطة المهكر قبل التخلص من تلك الموارد التالفة؛ لربما يمكن الاستفادة منها في اي شيء أخر كإعادة تدوير.
قبل التخلص من الأدوات التالفة يقوم مسؤول اللوجيستيات بإرسال ميل به قائمة بالأدوات التالفة ومرفق في الميل المدير/ة العام/ة للمؤسسة والمدير/ة الإداري/ة وفي نص الرسالة يتم توضيح والتأكيد على أنه تواصل مع المسؤولين السابق ذِكرهم قبل التخلص منها.
يتواصل المسؤول اللوجيستي مع المساعد اللوجيستي للمساحة المجتمعية - دِكّة للاتفاق على طريقة محددة للتخلص من الأدوات التالفة التقنية والاتفاق على أي طرق أخرى للتخلص من الأدوات غير التقنية.

طريقة طلب استخدام أداه داخل المقر

يجب أن يكون طلب الأداة عبر البريد الإلكتروني وقبل موعد الاستخدام على الأقل بـ 24 ساعة.
يرسل طالب الأدوات/ الموظف رسالة بريدية موجهة لمسؤول المخازن وتوضيح سبب الاستعارة وطبيعة العمل الذي سيقوم به على أن يتم إضافة المدير الإداري لهذه الرسالة.
تتضمن الرسالة البريدية المهام وطبيعية تنفيذ المهام سواء كانت شخصية أو مهنية وتحديد موعد لاستيلام الأداه، ومدة استخدامها وموعد إعادتها للمخزن مرة أخرى.
يحدد الموظف/الزميل الموعد المناسب لاستيلام الأداة محل الطلب.
يُسلّم المسؤول اللوجيستي الأداوت محل الطلب بنفسه أو يفوض زميل أخر بذلك، ولكن في حال التفويض عليه أن يرسل رسالة بريدية للمدير/ة الإداري/ة يبلغه فيها بذلك؛ ويحرص الشخص المفوض بتنفيذ هذه المهمة ألا يترك مفتاح المخزن في أيادي أي شخص أخر.
يُعد مسؤول المخازن إيصال استيلام الأداه يذكر فيه موعد التسليم وموعد التسلّم والرقم التسلسلي الخاص بالأداة محل الطلب، ويمضي طالب الأداه على طلب الاستعارة.
يُحدث مسؤول اللوجستيات والمخازن بتحديث قائمة أدوات المخزن.

تداول الاستخدام بين فرق العمل المختلفة

تحرص المؤسسة على أن تقدم مواردها ليستخدمها فريق العمل الداخلي في اطار قواعد تنظيمية لانجاز الأعمال والمهام العالقة.

طريقة الطلب

يتقدم الموظف بطلب عبر البريد الإلكتروني بشكواه الخاصة بـ العقبات التي تواجهه في أداء مهامه نتيجة ضعف أدواته التقنية أيًا كانت، ويطلب استخدام جهاز أو أداة من موارد المؤسسة، يقدم هذا الطلب للمسؤول اللوجيستي والمدير الإداري.
تتضمن الرسالة المهام العالقة والمواصفات المطلوبة في الأداة/الجهاز المناسب لأداء تلك المهام وأسباب استعارته لهذا المورد-ربما لا يمتلك هذه الأداة- وماهية المهام المطلوب تنفيذها بالأداة محل الطلب والمدة الزمنية التي سيُنجز خلالها المهمة.
يبحث ويراجع المسؤول اللوجستي بالتعاون مع المدير التقني عن أداة/جهاز بالمواصفات المطلوبة تكون متاحة ضمن موارد المؤسسة للتأكد من توافرها من عدمه.

طريقة التداول

في حال وجود الأداة محل الطلب ضمن موارد المؤسسة، يتأكد المدير الإداري مع المسؤول اللوجستي من عدم وجود طلبات أخرى لنفس الأداة/الجهاز وأنها ليست على قائمة طلبات أخرى لها أولوية قصوى عند آخرين.
في حال عدم تواجد أداة/جهاز محل الطلب يتم اللجوء لقواعد ومعايير شراء الأجهزة/الأصول الثابتة.
يحصل الموظف صاحب الطلب على الأداة/الجهاز بعد إمضاء ورقة عٌهدة يقدمها له المسؤول اللوجستي.

قواعد ضد الاستحواذ

يجب على الموظف تسليم الأداة/الجهاز العهدة للمسؤول اللوجيستي بعد استخدام يستمر لمدة 6 شهور بحد أقصى، و يحق للمسؤول اللوجيستي سؤال الموظف عن موعد تسليم الأداة/الجهاز في حال تخطي هذه المدة.
يتم تسليم نفس الأداة لموظف أخر لتحقيق مبدأ تداول الاستخدام طبقًا لأولويات وظروف الاستخدام.
في حال استمرار حاجة الموظف لاستخدام نفس الأداة/الجهاز لمدة أكثر من 6 شهور، يجدد الطلب طالما لا يوجد زميل/موظف آخر في حاجة لاستخدام نفس الأداة/الجهاز.

إجراءات شراء الأصول الثابتة

أجهزة الكمبيوتر

يتم تصنيف أجهزة الكمبيوتر إلي صنفين (أجهزة للإستخدام المكتبي / أجهزة للاستخدام التقني) طبقًا لاستخدامات فريق المؤسسة.
يتم حصر عدد الأجهزة المتاحة للإستخدام و المملوكة من قبل للمؤسسة من قبل وتقسيمها لصنفين (مكتبي/ تقنى) بواسطة المسئول التقني و المسؤول اللوجستي بعد الإطلاع على نوعية الأعمال المطلوب إنجازها.
بعد حصر الأجهزة المتاحة وفي حالة وجوب وجود أجهزة لتغطية الأعمال والاستخدامات المطلوبة للمؤسسة يتم شراء تلك الاحتياجات مرة في العام الواحد على ألا يتم تكرار ذلك إلا بعد مرور عامين أو ثلاث أعوام من أخر عملية شراء. أما في حالة كانت الإحتياجات أكثر من جهازين يتم إعتماد دعم الأجهزة الشخصية للموظفين المسئولين عن تلك الاستخدامات مادياً على أن تعود ملكية تلك الأجهزة للموظف
لا تمول أضف أي عملية شراء استبدال أجهزة شخصية للموظفين طالما كانت هناك أجهزة مملوكة لأضف قابلة للاستخدام وتتلائم مواصفاتها مع المواصفات التقنية للمهمة الخاصة بطالب التمويل.

إجراءات تمويل المؤسسة لبعض الأجهزة وخصائص تلك المواقف

في حال عدم كفاية الأجهزة المملوكة لأضف لتغطية حاجات الموظفين يحق للموظف طلب تمويل جزئي لجهازه الشخصي وتكون محددات التمويل الجزئي كالتالي:

في حالة الدعم المادي يتم وضع سعر اعتباري طبقًا للمواصفات الخاصة بالأجهزة المكتبية والتقنية التي يضعها المدير التقني ومن ثم يتشارك المستشار المالي والمسؤول المالي لتحديد هذا السعر المعياري لتطبقه الإدارة المالية.
يختلف السعر الاعتباري لكلاً من الجهاز المكتبي والجهاز التقني بناءاً على المهمة المطلوب انجازها وبناءً على المواصفات التي تحتاجها تلك المهمة وطبقًا إلى أسعار السوق.
يتم تحديد نسبة دعم ثابتة لأي جهاز. على أن تكون نسبة الدعم واحدة لأي جهاز(تقني/مكتبي) وذلك لأن فارق السعر بين الجهاز اللازم للأعمال التقنية و الجهاز اللازم للأعمال المكتبية كافي.

مثال:

لو اعتبرنا نسبة الدعم حوالي 20% جهاز تقني سعرة 25000ج و جهاز مكتبي بسعر 12500 ج ستكون قيمة الدعم للجهاز التقني (5000ج) والجهاز المكتبي (2500ج).

أما بالعودة لمسألة شراء الجهاز اللازم وبذلك ستوفر الجهاز التقني المستبدل لإستخدام تقني أقل أو استخدام مكتبي أكبر لو لم يكن له الحاجة التقنية المطلوبة في الوقت الحالى.

استخدام الأدوات الشخصية للموظفين لمهام العمل

قد يلجأ بعض الموظفين لاستخدام أدواتهم الشخصية خلال العمل نظرًا لعدم تواجد هذه الأدوات في مقر المؤسسة أو لعدم توفر ميزانية للشراء في وقتها، أو الحالات الطارئة والقصوى، وغالبًا ما تستخدم هذه الأدوات خلال الفعاليات الخارجية مثل المعسكرات؛ لذا يجب على الموظف الذي سيستخدم أداة من أدواته أن يقم بالآتي:

على الموظف أن يرسل رسالة بريدية بقائمة أدواته الشخصية التي سيستخدمها ليضمها المسؤول اللوجستي على قائمة الأدوات المستخدمة في الفعالية؛ حتى لا تتداخل بين موارد وأدوات المؤسسة على أن يكون المدير/ة الإداري/ة ضمن الرسالة البريدية.
يجب عرض الأدوات الشخصية المستخدمة على فريق العمل المختص للتأكد من صلاحيتها وكفاءتها.
يجب أن تكون مسؤولية استخدام تلك الأدوات على عاتق صاحبها، وهو المسؤول الأول والأخير عن استخدامها.
تُخصص أضف مبلغ مالي لموظفيها تعويضًا عن استخدامهم الأدوات التقنية ( بخلاف اللاب توب ) في أنشطة وفاعليات أضف. حيث تعتبر أضف هذا الاستخدام نوع من أنواع إيجار للمعدات.
يشترط للحصول على هذا المبلغ أن يتقدم الموظف باخطار الادارة قبل الفاعلية، بنوع الأدوات التي سيستخدمها في الفاعلية، حتى يتسنى للادارة تحديد مدى احتياج المؤسسة/الفعالية لهذة الأداة، وهل هناك بدائل متاحة لادوات ملك المؤسسة أم لا، وكذلك لتحديد قيمة التعويض المالي لاستخدام هذه الأداة.
يُستحق المبلغ المالي على أي أداة تم استخدامها أيا كانت حالتها بعد الاستخدام، ولا يُستحق أو يعتبر هذا المبلغ المالي تعويضاً لحدوث تلف في الأداة، ولا تزيد القيمة المالية بحدوث هذا التلف المحتمل.
في حال عدم إبلاغ الموظف استخدام أدوات خاصة به في فعالية تخص المؤسسة، لا يحق له الحصول على تعويض لتلفها!.

استخدام حجرة الميسرة/الاستراحة/النوم

طلب الاستخدام

يجب طلب استخدام الحجرة للمبيت عبر رسالة بريدية رسمية للمدير/ة الإداري/ة ومدير/ة المؤسسة.
يحق للمدير/ة الإداري/ة رفض الطلب طبقًا لمعايير من يحق لهم الاستخدام.
لا يحق لأي موظف/زميل استخدام الحجرة للمبيت بدون ابلاغ الإدارة بذلك.

من يحق لهم الاستخدام

من هم ينتمون لمناطق جغرافية خارج نطاق القاهرة الكبرى.
من لا يملك منزل أو ليس لديه أصدقاء أو أقارب من الدرجة الأولى داخل القاهرة الكبرى.
الزملاء الذين ينتمون/يقيمون في محافظة أخرى.
الضيوف الخارجيين -من جنسيات مختلفة- الذين تستضيفهم المؤسسة أثناء اجتماعات العمل التي تتم على مدار العام.
الفتية والفتيات المشاركين/ات في المعسكرات الصيفية أثناء فترة انتظارهم لبدء المعسكرات في مواعيدها الرسمية.

قواعد تنظيمية لاستخدام حجرة الاستراحة

على منسقة الشؤون الإدارية التأكد من تهوية الحجرة ونضافتها بشكل دوري بالتعاون مع الخدمة المعاونة.
لا يحق مستخدم الحجرة التدخين داخلها.
لا يحق مستخدم الحجرة تناول المشروبات الكحولية أو أي عقاقير أخرى أثناء استخدامه لها ولا أي من مساحات مقر المؤسسة طبقًا لـ سياسة حماية الطفل التي سيتم تطويرها خلال عام 2020.
الحفاظ على نظافة الحجرة بشكل مستمر من جانب مستخدميها.
لا يمكن السماح لفتية وفتيات دون السن القانوني المبيت في المكان بدون إشراف ممن هم أكبر سنًًا -مسؤول الفتية خلال المعسكرات أو المدرب المعني بذلك- بالتوازي مع ذلك من الضروري الحصول على موافقة ولي الأمر.
لا يمكن للموظف/الزميل استضافة شخص من خارج فريق عمل المؤسسة لأي سبب.